Für eine faire Urlaubsvergabe scheut die Brillenfabrik keinen Aufwand – auch keine komplexe Berechnung des Urlaubsanspruches der 65 Teilzeitkräfte an den 8 Standorten. So wurde es gemacht.
Die Geschäftsführerin und Inhaberin der Brillenfabrik hat uns in mehreren Gesprächen das Unternehmen vorgestellt und das Problem mit der Urlaubsplanung erklärt: Im Status Quo gibt es eine starre Excel tabelle, welche manuell von mehreren Filialleitern bearbeitet wird und zu vielen Problemen führt, unter anderem Löschen/Überschreiben von vorhandenen Daten, Chaos aufgrund von Unübersichtlichkeit und einen großen Aufwand, da sie jeweils zu Jahresbeginn neu aufgesetzt wird.
Dass die Brillenfabrik keine Marktlösung nutzt hat folgenden Grund: Es gibt keine.
Die Herausforderung ist, dass die Mitarbeitenden immer nur Teilzeit in den jeweiligen Filialen arbeiten und sehr flexibel mit der Wahl ihrer Arbeitszeiten sind. Das System ist stundenbasiert. Wenn Person X also am Montag und Mittwoch je 4 Stunden arbeitet und am Donnerstag nur 3, sollen falls die Person sich am Donnerstag frei nimmt auch nur 3 Stunden abgerechnet werden.
Nach einer eigenen Marktrecherche die die Ergebnisse der Brillenfabrik bestätigte haben wir uns mit der Tabelle auseinandergesetzt und viele Möglichkeiten zur Optimierung gefunden. Kurze Zeit später bekam die Brillenfabrik von uns eine neue, stark verbesserte Urlaubsplanung. Mit speziellen Formeln, Formatierungen und Regeln war es möglich, die Urlaubsplanung für die nächsten Jahre stark zu vereinfachen. In einer cloudbasierten tabelle können die Filialleiter nun nach ihren Filialen filtern, und nur bei ihren Mitarbeiter:innen Urlaub eintragen. Für die Änderungen hat Julius Trainingsvideos aufgenommen und in der Tabelle verlinkt, damit kein erneuter Schulungsaufwand für zukünftige Benutzer:innen notwendig ist.
Die Lösung war schnell, pragmatisch und günstig.
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